Cum lucrează xway, în practică

Problemă

25% no-show. Asistenta petrecea 3h/zi pe telefon pentru confirmări, reprogramări și follow-up. Pacienții vechi nu mai reveneau la control.

Soluție

Booking online 24/7 + reminder automat SMS și WhatsApp cu 24h și 2h înainte + cerere de recenzie post-vizită + secvență reactivare la 6 luni + listă de așteptare auto-activată la anulări.

Rezultat

• No-show: 25% → 8%
• Asistenta: 3h/zi → 30 min/zi (recuperate 12h/săpt)
• Recenzii Google: 12 → 87 în 4 luni
• Pacienți recurenți: +18% revin la control

Problemă

Lead-uri care veneau pe 3 canale (form site, LinkedIn DMs, recomandări email) se pierdeau între inbox-uri. Răspuns mediu: 4 ore. Câțiva clienți pierduți confirmat din întârziere.

Soluție

Lead capture unificat → clasificare AI (hot/warm/cold + match cu profilul ICP) → routing pe canal Slack al account managerului responsabil + notificare WhatsApp pe „hot".

Rezultat

• Răspuns mediu: 4h → 8 min
• Zero leads „uitate" în 6 luni
• Conversie pe leads hot: +35%
• Manager-ii nu mai verifică 5 inbox-uri zilnic

Problemă

Pacienți care veneau o dată (consultație preventivă, vaccin, anumită problemă) și nu mai reveneau anul următor. Fără reminder pentru control anual.

Soluție

Secvență reactivare la 12 luni de la ultima vizită: email soft → SMS la 30 zile → ultim SMS cu ofertă slot prioritar la 60 zile. Toate semnate cu numele medicului.

Rezultat

• Pacienți recurenți: +18% revin la control anual
• Venit lunar: +1.400 RON medie din reactivare
• Setup și mentenanță: zero efort uman lunar

Problemă

Chat site răspundea doar L-V 9-17. Comenzi pierdute weekend din întrebări de tip „e încă disponibil?" sau „livrați și în Cluj?". Aproximativ 8-12% drop-off post-chat fără răspuns.

Soluție

Agent AI 24/7 conectat la stocul live + politici livrare + politici retur. Hand-off uman pentru întrebări complexe (personalizări, comenzi mari) cu notificare WhatsApp.

Rezultat

• Conversie weekend: +22%
• Întrebări gestionate de agent: ~85% complet, ~15% hand-off
• Recomandări organice: +6 review-uri menționând „răspuns rapid"

Problemă

Discovery calls pe Calendly fără pre-call structurat și fără post-call follow-up. Multe „go silent" după prima discuție. Nicio cale clară de la prima conversație la propunere.

Soluție

Pre-call form auto-clasificare (industry, ARR, decision maker) → email pre-call cu materiale relevante + post-call email automat cu sumar discuție + reminder follow-up 7 / 14 / 30 zile.

Rezultat

• Propuneri trimise: +40% în primele 14 zile
• Conversie discovery → propunere: 35% → 58%
• Founder-ul economisește ~6h/săpt din admin post-call